Complaints

A complaint is defined as a formal, written expression of dissatisfaction about the way in which (an employee under the responsibility of) the Bribos Foundation has behaved in a particular situation – related to the Foundation's objectives – or has provided services, which does not take place until a report has not been handled to the satisfaction of the parties.

Complaints procedure:

  • The complainant must report any dissatisfaction orally or in writing to one of the Foundation's board members within one week, but not before an attempt has been made to resolve the complaint with the person directly involved (for example, an employee or volunteer).
  • The board of the Bribos Foundation is obliged to make every effort to resolve reports within a reasonable period of time, but no later than within 6 weeks, in mutual consultation with the complainant.
  • The board member determines what the report relates to and registers this report.
  • If possible, the board member will handle the report immediately. If this is not possible immediately, they will contact the complainant by phone and make further arrangements for handling the complaint.
  • The board member mentioned will discuss the report internally with the person(s) involved before reporting back to the complainant.
  • Feedback can be provided either orally (by telephone) or in writing.
  • If the complaint is not handled to the complainant's satisfaction, the complainant must report it again, this time as a written complaint sent by registered mail, to (the chairman of) the board.

The board of the Bribos Foundation

  • Will not consider a written complaint until the complainant has first attempted to resolve the matter with the person(s) directly involved.
  • The board will reconsider the complaint and discuss it internally with those involved, after which the findings will be communicated back to the complainant.
  • A formal complaint must always be submitted in writing by registered letter and signed and must contain at least:

– The name, address and date of birth of the submitter;
– The date;
– A precise description of the conduct against which the complaint is directed;
– If applicable, the period and location where (or the absence of) the conduct took place, and where or as a result of which the complaint arose.

  • Every complaint will be treated strictly confidentially by all parties involved, including the complainant, and will only be discussed with those directly involved.
  • The board of the Bribos Foundation is obliged to make every effort to resolve reports within a reasonable period of time, but no later than within 6 weeks, in mutual consultation with the complainant.
  • An act and/or service provided by an employee or volunteer working under the responsibility of the Bribos Foundation is considered an act of or a service provided by the Bribos Foundation.

No obligation to treat

  • The Bribos Foundation is not obliged to consider the report or complaint if it relates to the way in which the Bribos Foundation has conducted itself:
  • if a complaint has already been lodged about this and this has been treated as a formal complaint, in accordance with other articles in this complaints procedure;
  • if this took place more than 2 months before the complaint was filed;
  • which, by initiating proceedings, is or has been subject to the judgment of a judicial body other than an administrative court or:
  • zolang ter zake daarvan op bevel van de officier van justitie een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is of als de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit ter zake waarvan op bevel van de officier van Justitie een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is
    • Stichting Bribos is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen als het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, dit ter beoordeling van (het bestuur van) Stichting Bribos
    • Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de indiener zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van de klacht mondeling (telefonisch) danwel schriftelijk in kennis gesteld.


Complaints

  • Stichting Bribos draagt mondeling (telefonisch) danwel schriftelijk zorg voor een bevestiging van ontvangst van de klacht aan de indiener.
    • Indien de bevestiging schriftelijk plaatsvindt, dan bevat deze tenminste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de klacht.
    • Degene op wie de klacht betrekking heeft, ontvangt een afschrift van de klacht, de ontvangstbevestiging en de bijbehorende stukken.


Complaints handling

  • Het bestuur van Stichting Bribos bepaalt per klacht de noodzaak van het aanstellen van een team (klachtencommissie) van tenminste 2 leden, waarvan één van deze leden een onafhankelijke derde is.
    • De behandeling van de klacht geschiedt door het bestuur, danwel de klachtencommissie, die het verhaal van beide partijen betrekt in de afweging.
    • Het bestuur, danwel klachtencommissie, beslist binnen 6 weken inzake de klacht.
    • De uitspraak van de klachtencommissie is voor alle partijen bindend.
    • De klachtencommissie kan wegens bijzondere omstandigheden de afhandeling van de klacht voor ten hoogste 4 weken opschorten.
    • De klachtencommissie doet van de verdaging mondeling (telefonisch) danwel schriftelijk melding aan de klager én aan diegenen op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de reden van verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting plaats zal kunnen vinden.
    • Het bestuur, danwel de klachtencommissie, stelt de indiener én degenen op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.
    • De toepassing van voorgaande bepaling kan achterwege gelaten worden, indien de indiener heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om gehoord te worden of als een klacht kennelijk ongegrond is.
    • De klachtencommissie maakt een verslag van het horen, welke deel uit maakt van de terugkoppeling naar direct betrokkenen.


Appeal option

  • Indien een klacht niet tot volle tevredenheid van klager en/of Stichting Bribos is of kan worden afgehandeld, bestaat de mogelijkheid voor klager en/of Stichting Bribos zich te wenden tot een onafhankelijke derde.
    • Als onafhankelijke organisatie in deze is aangewezen OUB bv, gevestigd te Den Haag, Nieboerweg 71, 2583 JV.
    • U kunt zich richten tot de algemeen directeur van OUB bv.
    • Het oordeel van de aangewezen beroepsinstantie is bindend voor beide partijen.
    • Consequenties voortvloeiend uit het oordeel van de beroepsinstantie worden door partijen per ommegaande afgehandeld, dan wel zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is.
    • In uw aangetekend schrijven aan OUB bv dient u het volgende te vermelden: De naam, het adres en de geboortedatum van de indiener; de dagtekening; een nauwkeurige omschrijving, met redenen omkleed, van de gedraging (-en) waartegen de klacht zich richt alsmede de bevindingen en conclusies van de behandeling van de formele klacht zoals eerder in de klachtenprocedure is gevolgd; Indien van toepassing, de periode en de lokatie waar (het ontbreken van) de gedragingen plaatsvonden, alwaar de klacht is ontstaan.
Shopping Basket
Scroll to Top